برنامه ریزی

چگونه در 5 مرحله برنامه ریزی کنیم؟

فلش

رازهای برنامه ریزی که کمک می کند به تمام اهدافتان برسید

بسیاری از  مردم هیچگاه  به اهداف خود نمی رسند. این موضوع به ضعفی در توسعه ی فردی اشاه دارد.

طبق تحقیقات دانشگاه اسکرانتون (University of Scranton)، 92 درصد از تصمیماتی که ابتدای سال نو میگیریم محقق نمی شوند.

اما حقیقت این است که این روند تنها آرزوهای آخر سال ما را در بر نمیگیرد و در محدوده ای فراتر شامل ناکامی در اهداف و آرزوهای ما است. سوال اینجاست که چرا چنین اتفاقی می افتد؟

این سوالی است که ما در EMC به بررسی آن می پردازیم و در ادامه مواردی را برای آورده ایم.

سخت کار کردن به جای کار هوشمندانه

اغلب، وقتی هدف یا نتیجه ای در ذهن داریم، انگیزه ای برای سخت کار کردن در ما افزایش می یابد. ما توان و انرژی بسیار زیادی در خود می بینیم و به سرعت اولین قدم ها برای به انجام رساندن اهدافمان را بر می داریم و وارد عمل می شویم. خبر بد اینکه ما به شدت هیجان زده هستیم و انگیزه ای بسیار زیاد را به پشتوانه ی احساساتمان در خود درمی یابیم. احساس بسیار خوبی که این انگیزه را ایجاد می کند می تواند باعث سرخوشی ما شود، به طوری که همه چیز را مثبت و قابل دستیابی تلقی کنیم. همین موضوع بلافاصله ما را قربانی این باور غلط می کند که “ساعت کار سخت و طولانی کلید موفقیت است.”

این یک تعصب اجتماعی عمیق است که مانع قدرتمندی بر دیدن حقیقت اصلی می باشد. سخت کوشی می تواند ما را در رسیدن به اهدافمان کمک کند، اما کافی نیست. علاوه بر این، همیشه هم لازم نیست که سخت کار کنیم. سخت کار کردن گاهی حتی می تواند مانع از دستیابی به نتایج خوب باشد.

برنامه ریزی 1

چگونه سخت کار کردن می تواند از نتایج خوب جلوگیری کند؟

سخت کار کردن می تواند به فرسودگی شغلی بینجامد و ما را از رسیدن به آنچه می خواهیم دور کند. کار سخت از این جهت که باعث خستگی محض و حواس پرتی می شود می تواند منجر به تلاش در جهات اشتباهی شود و مانع از دیدن فرصت های ارزشمند یا خطرات موجود در مسیر رسیدن به هدف ما باشد.

همه ی این مشکلات به این دلیل است که ما به اندازه کافی برای برنامه ریزی وقت نگذاشته ایم و در نتیجه فرصت مکث و استراحت در مسیر در نظر نگرفته ایم.

کار کردن طولانی و سخت ممکن است منجر به موفقیت شود، اما اغلب منجر به شکست نیز می شود. حقیقت این است که طولانی‌ترین و سخت‌ترین ساعات کار ممکن، هیچ فرد یا تیمی را بدون یک برنامه ریزی خوب نمی تواند حتی یک قدم به موفقیت نزدیک‌تر کند.

“فقط انجامش بده”

اغلب هنگامی که ما شوق رسیدن به یک هدف را داریم، احساس می کنیم یک شیرجه ی سریع خیلی زودتر ما را به خواسته ی مان می رساند.

«فقط انجامش بده» یا همان “just do it”  شاید معروف ترین شعار تبلیغاتی چند دهه اخیر باشد. و مشهورترین نسخه ادبی این جمله قطعاً نسخه‌ای است که قرن‌ها از فاوست گوته استخراج شده است:

«هر رویایی که دارید و هر کاری که می توانید انجام دهید را شروع کنید. جسارت دارای نبوغ، قدرت و جادو است.»

اما شاید حواسمان نیست که برنامه ریزی نیز یک اقدام است. حتي يادگيري چگونگي برنامه ريزي نيز به نوعی یک عمل است که گویی آن هنگام که ما می خواهیم دست به عمل بزنیم این مرحله را جا می اندازیم.

 

شایان ذکر است که گوته علاوه بر اینکه شاعر و نمایشنامه نویس بزرگی بود، گاهی یک مدیر دولتی توانا نیز بود. شما می توانید شرط بندی کنید که “just do it” همیشه بخشی از سیستم های شرکتی است که البته  شامل برنامه ریزی های گسترده ای است.

چرا فقدان برنامه ریزی اثربخشی اقدامات را محدود می کند؟

علی رغم داشتن بهترین نیت ها، عدم برنامه ریزی می تواند موفقیت های  ما را محدود کند.

عدم برنامه ریزی یعنی…

  • اتجام اقدامات غیرضروری در الویت قرار می گیرد.
  • ممکن است اقدامات اساسی نادیده گرفته شوند.
  • کارآمدی کاهش می یابد.
  • فرصت ها نادیده گرفته می شود.
  • خطرات شناسایی نمی شوند.
  • باید به عقب برگردید و کار را مجددا با هزینه و زمان بیشتر انجام دهید، تا به هدفی قصد داشته اید برسید.
  • امکان تفویض اختیار یا استخدام های هدفمند وجود نخواهد داشت.

 

شما چه مواردی به لیست بالا می توانید اضافه کنید؟

برنامه ریزی اولین اقدام مهمی  است که در ابتدای کار باید انجام گیرد. حقیقت این است که وقت صرف کردن برای ایجاد یک برنامه اجرایی مانعی بر پیشرفت ما ایجاد نمی کند و حتی ارزشمند نیز هست.

برنامه ریزی می تواند از تمام مسائلی که در بالا ذکر شده است جلوگیری کرده و بهبود تمامی این روندها بینجامد.

 

برنامه ریزی از مسائل و چالش ها و اقدامات پیش رو تصویر نسبتا منظمی در ذهن ما ایجاد می نماید که تسلط ما را بر اقداماتمان افزایش می دهد. بدین ترتیب هنگامی که برای کاری برنامه ریزی می کنیم در انجام آن احساس قدرت می کنیم و انگیزه ی بیشتری داریم.

در این مقاله به شما می آموزیم تا چطور در 5 مرحله برنامه ریزی کنیم.

برنامه ریزی 2

1.هدف خود را به صورت کتبی مشخص کنید.

یک پلن اجرایی هنگامی موثر واقع می شود هدف نهایی اش از پیش تعیین و مکتوب شود. بر اساس تحقیقات دانشگاه دومینیکن، افرادی که اهداف خود را یادداشت می کنند، به طور قابل توجهی بیشتر از کسانی که این کار را نمی کنند، به موفقیت می رسند.

فراتر از اینکه نوشتن برنامه ها شانس موفقیت را افزایش می دهد، می تواند شما را وادار کند که علاوه بر نتیجه ی دلخواه ، فرآیند و مراحل رسیدن به هدف مورد نظر را نیز را در نظر بگیرید. این موضوع به ویژه هنگامی که با اهداف جدید و والاتری سر و کار داریم بیشتر حائز اهمیت است.

2.هدف را به مراحل کوچک تر تقسیم کنید

اهداف بزرگ اغلب آنقدر ترسناک هستند که افراد به شدت مستعد آن هستند تا پیش از شروع اقداماتشان آن را رها کنند.

وقتی بیش از حد بر نتیجه ای که میخواهیم تمرکز می کنیم، آن قدر هیجان زده هستیم که حوصله ی برنامه یزی نداریم و وقت یقرار است بنویسیم یا برنامه ای طرح ریزی کنیم احسا سخفگ یبه ما دست می دهد. همینطور هنگامی که باید وظایف روزانه را انجام دهیم و مراحل رسیدن به هدف را طی کنیم احساس غمگینی می کنیم. زیرا تنها چیزی که برای ما اهمیت دارد غوطه ور بودن در تصور هدف بزرگی است که ما فاصله ی زیادی با آن داریم.

همینطور هنگامی که کم انرژی یا خسته هستیم به نظر میاید که دستیابی به هدف بزرگی که می خواهیم ممکن نیست.

اما تقسیم کردن یک هدف بزرگ به بخش های کوچکتر به ما کمک می کند تا کمتر نگران خط پایان باشیم و برای اقدامات کوچک تر ارزشش قائل شویم. (فراموش نکنید که قطره قطره جمع گردد، وانگهی دریا شود.)

 

منابع مورد نیاز را شناسایی کنید.

هربرنامه ی اجرایی که منابع مورد نیاز را در نظر نگیرد شبیه به لیستی از علاقه مندی هاست.

اگر در حال شروع یک پروژه انفرادی یا کار تیمی باشید، شناسایی منابع مورد نیاز برای اجرای موفقیت آمیز برنامه هایتان، به شما این امکان را می دهد تا تصمیمات آگاهانه ای در مورد اجرای آن بگیرید.

در اینجا چند نمونه از منابعی که ممکن است در یک برنامه اجرایی شناسایی کنید آورده شده است:

  • افراد یا منابع دانش
  • منابع فناوری و نرم افزار
  • منابع مالی یا زمانی

4.اولویت بندی و تعیین تمام وظایف مرتبط

همانطور که دیدیم، هر هدفی بنا به مقتضیات خود می تواند از نوع خاصی از برنامه ریزی بهره ببرد.

اگر درحال برنامه ریزی برای خلق یک کار جدید و نوآورانه هستید، باید تعیین کنید که برای رسیدن به آن هدف مدنظرتان اکنون کجا باید باشید و بدانید هر اقدامی که انجام می دهید به چه نسبتی در راستای هدف مودنظر شما قرار دارد.

در هر صورت، زمانی که هر کار را اولویت بندی می کنید، برنامه اقدام شما قابل اجراتر است.

برخی از بهترین شیوه ها برای الویت بندی راذبه ترتیب زیر می توان نام برد:

  • برنامه ی قابل اجرا را در دسترس همه قرار دهید.
  • کارهای عقب مانده را اولویت بندی کنید.
  • وظایف را به افراد خاصی محول کنید که در قبال انجام گرفتنشان پاسخگو و مسئولیت پذیر باشند.
  • برای به اتمام رساندن هر وظیفه یک زمان مشخص تعیین نمایید.
  • تغییرات احتمالی در الویت بندی را پیش بینی نموده و براساس آن عمل کنید.

برنامه ریزی 3

5.در حین حرکت همه چیز را مرور، بازبینی و اصلاح کنید.

داشتن یک برنامه ی اجرایی بسیار مهم است اما برنامه داشتن بدون تغییر و چابکی معنا ندارد.یک برنامه اجرایی موثر برنامه ای است که پویا است و در شرایطی که سازمان و شرایط شما ناگزیر تغییر می کند، در حال تکامل است.

طبق گزارش جهانی ریسک های مجمع جهانی اقتصاد، تغییرات تکنولوژیکی و اجتماعی منجر به دگرگونی های سریع در محل کار می شود. در برخی مواقع، این دگرگونی ها بدون شک حتی بر نقشه های به ظاهر ضد گلوله نیز تأثیر خواهند گذاشت.

بهترین راه برای اطمینان از اینکه برنامه اجرایی شما هنوز درست است، مرور منظم برنامه است. بررسی مداوم شما را قادر می سازد نه تنها پیشرفت را در برابر هر وظیفه یا هدف کوچک دنبال کنید، بلکه به شما این امکان را می دهد که تغییرات لازم را برای برآورده کردن نیازهای رو به رشد تیم یا سازمان خود ایجاد کنید.

مواقعی وجود دارد که یک رهبر خوب باید به طور رسمی همه چیز را در برنامه آینده بررسی کند:

زمان بررسی رسمی طرح

  1. در نقاط عطف اصلی
  2. زمانی که منابع موجود به طور قابل توجهی تغییر می کنند
  3. زمانی که اولویت ها به طور قابل توجهی تغییر می کنند
  4. زمانی که وظایف به طور قابل توجهی زودتر از موعد مقرر یا با تاخیر انجام می شود
  5. وقتی یک عضوی به تیم می آید یا گروه را ترک می کند.

نتیجه

برنامه ریزی خوب در واقع  یک عمل است. این چارچوب‌بندی مجدد اغلب  به افراد عمگرا کمک مب کند که یادبگیرند به نحو موثر تری برنامه ریزی کنند. این مقاله یک مرور کلی، همراه با نکات کاربردی، برای یادگیری نحوه برنامه ریزی برای دستیابی به اهدافی موثرتر از پیش ارائه می دهد.

 

 

 

 

 

نظر خود را بنویسید:
ثبت دیدگاه
دیدگاه های کاربران
فهرست

لطفا صبر کنید