مدیریت زمان

مدیریت زمان چیست؟ (Time management) [+ 7 راهکار فوق کاربردی]

فلش

آموزش مدیریت زمان به شیوه ی حرفه ای ها

اگر شما هم درگیر زندگی پر سرعت امروزه  هستید حتما کارهای بسیاری برای انجام دادن و زمان بسیار محدودی برای برنامه ریزی دارید،این موقعیت مایوس کننده و پر استرس تاثیر زیادی بر موفقیت شما دارد ،اگر چه نمیتوانید به طرز جادویی ساعات بیشتری به روز خود اضافه کنید ،اما میتوانید با فراگیری آموزش های حرفه ای بیاموزید که زمانتان را ( هرچند که محدود باشد) با دقت و کارایی بیشتر مدیریت کنید.

چرا باید زمان خود را مدیریت کنید ؟

برای شما هم تا به حال پیش آمده است که از خود بپرسید چرا زمان کافی برای انجام فعالیت هایتان ندارید؟

اگر پاسخ شما به این سوال مثبت است به احتمال زیاد فشار کاری زیادی دارید یا دچار سردرگمی شده اید و فکر می کنید به سختی از پس کارهایتان بر می آیید. جالب است بدانید در همین لحظه که فکر می کنید کارهایتان از زمانتان پیشی گرفته است، شما درگیر کارهای غیر ضروری ای هستید که بخشی از زمانتان را اشغال کرده اند.

زمان مساله ی اساسی زندگی انسان مدرن است. تنوع نیاز بشر که به تنوع در کارها منجر شده است و حجمه ی اطلاعاتی که به سرعت در حال جابه جایی است، سرعت زندگی شهری را به شدت افزایش داده است. از این رو گنجاندن تعداد زیادی از کارها در یک زمان مشخص این استرس را ایجاد میکند که احتمالا زمان کافی برای انجام ان ها نداشته باشید. این موضوع هنگامی که وظایف جدید را به عهده می گیریم پر رنگ تر می شود و البته معمولا به مرور به روال قبل خود بر می گردد. اگر بعد از گذشتن مدتی از شروع کارهای جدیدتان هنوز استرس کمبود وقت شما را می آزارد شما نیاز به یک برنامه ریزی دقیق در زمان بندی خود هستید تا بتوانید توانمد تر در مسیرتان پیش روید.

توانایی مدیریت زمان ( time management ) بسیار مهم است. مدیریت خوب زمان منجر به بهبود کارایی و بهره وری، استرس کمتر و موفقیت بیشتر در زندگی می شود. در اینجا برخی از مزایای مدیریت موثر زمان آورده شده است:

  • کاهش استرس
  • افزایش زمان
  • افزایش فرصت های روزانه
  • توانایی در تحقق اهداف

در ادامه راهکار هایی به شما ارائه می شود که به کمک آنها بتوانید مدیریت موثری بر زمان خود داته باشید.

1.خودتان را ارزیابی کنید.

ارزیابی

اولین گام برای مدیریت زمان، خود آگاهی است،

اگر می خواهید زمان صرف شده در جهت انجام  یک فعالیت با نتیجه آن  مطابقت داشته باشد لازم است که خودتان را <پیگیری>کنید  .

به مدت 1یا 2 هفته تمام کارهایی که در روز انجام میدهید همراه با زمانی که صرف میکنید  برای هر فعالیت یادداشت کنید.

این بهترین راه برای داشتن گزارشی واضح و مفصل از این که از زمان خود چگونه استفاده کرده اید، میباشد.

هرچه بیشتر متوجه عادات خود باشید،داده های بیشتری نصیبتان میشود.

2.اهداف کوتاه مدت خود را بیان کنید .

هدف شما میتواند شخصی یا شغلی باشد یا ممکن است پروژه جدیدی داشته باشید و بخواهید آن را  به دست آورید،و یا معیار عملکردی باشد که رئیس تان بخواهد به آن به دست یابید و…

هدف میتواند ترکیبی از اینها باشد،تنها باید اطمینان حاصل کنید، هدف شما به صورتی که آن را تعریف میکنید با اهدافی که مدیر برای شما تعیین کرده است مطابقت داشته باشد.

3.مسئولیت های خود را دسته بندی کنید!

مسلم است که شما تمایل دارید فرآیند زمان را تا حد امکان ساده ،بی دردسر،و قابل کنترل کنید.

برای انجام این کار ،باید وظایف شغلی خود را به دسته های کلی تقسیم کنید.

(برای مثال رشد فردی،مدیریت کارمندان ،مسئولیت های اصلی و کارهای اداری ) و سپس هر مدت زمانی را که برای هرکاری که صرف میکنید ،پیگیری کنید.

در اینجا برخی  از دسته های معمول را معرفی میکنیم که میتوانید آنها را پیگیری کنید.این بخش ها معمولا مهمترین بخش شغل شما را تشکیل می دهد.

برای مثال مسئولیت های یک مهندس عمران :

نظارت دقیق بر روند اجرای پروژه،طراحی اصولی و بهینه ی نقشه های سازه ،تطبیق نقشه های سازه و معماری و اجرای دقیق اصولی میباشد.

ملزومات روزانه ی کار شما چیست؟

رشد فردی

شامل فعالیت ها و پروژه هایی است که به نظرتان ارزشمند و معنا دار بوده و باعث شکوفایی شما میشود ،اما ممکن است از مسئولیت های هر روزه شما نباشد.به عنوان مثال پروژه بزرگی که پذیرفته اید یا مهارتی که میخواهید بیاموزید .

مدیریت افراد

اگر در سازمان تیمی کار میکنید و با همکارانتان رابطه مستقیمی دارید،اگر این چنین است مدت زمانی که صرف افراد (تیم  و همکارانتان ) میکنید باید ثبت و پیگیری کنید.

کارهای اداری

زماناین کارها ضروری هستند که هر روز انجام میدهید ،ایمیل ها، گزارش های مخارج ،تایید فاکتور های فروش و غیره.

زمان آزاد

ممکن است این قسمت بخش های رسمی کارهای روزانه ی شما نباشد ،اما همه به وقفه هایی برای استراحت نیاز دارند؛ به عنوان مثال برای ناهار ،پیاده روی، صحبت با یکی از همکاران،ایمیل شخصی و اینترنت. این ها به اندازه ی متناسب میتواند آشفتگی ذهن شما را کاهش دهد.

4.کارهایتان را اولویت بندی کنید

یکی از موارد  مستلزم در مدیریت زمان اولویت بندی کارهایتان است،یعنی کارهایتان را بر اساس میزان اهمیتی که دارند دسته بندی کنید . سپس مشخص کنید که چقدر زمان صرف هر کدام میکنید ،اگر بسیار پر مشغله هستید ممکن است زمان خود را بتوانید به اندازه چند ساعت  تنظیم کنید. حتی همین کار هم نیز مفید خواهد بود.

5.چند کار را با هم انجام ندهید.

 با انجام  چند کار همزمان  بهره وری خود را کاهش میدهید و تمرکز خودتان را از دست  میدهید  و زمان به پایان رساندن کارها بیشتر طول میکشد.

6.قانون نیم ساعت را فراموش نکنید

انسان نیاز دارد به ازادی نیم ساعت کاری که انجام میدهد چند  دقیقه به استراحت و حتی نوشیدن یک چای یا قهوه نیاز دارید ، دقت کنید این کار اتلاف زمان نیست زیرا  یک استراحت کنترل شده باعث افزایش انرژی شما میشود.

7.کمک بگیرید

برای مدیریت زمان بهتر ، میتوانید از برنامه ریزان یا مشاوران کمک بگیرید.

با اینکار شما زودتر به نتیجه میرسید.

زمان خود را مدیریت کنید تا موفق شوید! 

یادگیری مهارت مدیریت زمان و راهکار های آن نیاز به زمان دارد ،اما اگر بتوانید آنها را عملی کنید در اکثر مراحل زندگی خود میتوانید از این موضوعات بهره وری  بالایی داشته باشید.

نظر خود را بنویسید:
ثبت دیدگاه
دیدگاه های کاربران
علیرضا ضیایی
16:16 - 1401/03/07
پاسخ دهید
خیلی کاربردیه ولی ای کاش بیشتر موضوع رو باز میکردید.
    نرگس فتحیپشتیبانEMC
    17:57 - 1401/03/31
    پاسخ دهید
    حتما در آپدیت ها به مطالب اضافه میشه
فهرست

لطفا صبر کنید